---

"Новая бухгалтерия", 2017 № 1

ПЕЧАТЬ В КОМПАНИИ

До недавнего времени печать была гарантией подлинности документа, придавала ему легитимность. Все изменилось с момента принятия Федерального закона от 06:04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" (далее - Закон N 82-ФЗ), который фактически лишил печать ее "властной" функции. Тем не менее вопросы о том, когда можно не использовать печать, а когда она все необходима, остаются. Попробуем разобраться в проблеме и дать актуальные данные по практике использования (неиспользования) печати в документообороте.

Итак, прошло уже почти два года с момента издания Закона N 82-ФЗ, который наделал много шума, породил огромное количество споров и недоразумений и, как утверждают знающие люди, был принят лишь в угоду рейтингам зарубежных компаний и агентств, которые нужны не столько реальной экономике, сколько для положительной оценки работы отдельных руководителей. Конечно, есть в этом и современная тенденция, ведь активными темпами развивается электронно-цифровая подпись, специальные бланки, голограммы и уже отсутствует стопроцентная гарантия подлинности документа при наличии на нем печати, учитывая современное развитие техники.

Подобные тенденции были и ранее. Например, часть первая Гражданского кодекса РФ, по сути, установила преимущество подписи над печатью, произошел революционный отказ от печати на счетах-фактурах, исключено упоминание о печати как об обязательном реквизите на первичных документах в Федеральном законе от 06:12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Тем не менее до сих пор глобального или бесспорного характера ни предыдущие, ни рассматриваемые изменения не принесли. Как пример, эти новшества предназначены лишь для конкретных организационно-правовых форм юридических лиц.

К сведению. Печать - это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17:10.2013 N 1185-ст). Печать также определена как устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу (п. 2.1 ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утв. Постановлением Госстандарта России от 25:12.2001 N 573-ст).

Что привнесли новации в гражданское законодательство

Закон N 82-ФЗ внес изменение в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26:12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08:02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО), указав, что общество не должно, а вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации, при этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Далее следует, что федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Такие случаи могут затронуть не каждую организацию, однако и в них нужно разобраться.

Закон N 82-ФЗ никак не регулирует требования в отношении печатей, ранее установленные местным законодательством субъектов и муниципальных образований. Соответственно, если местное законодательство требует проставления печати организации на каких-либо документах, то организация не сможет отказаться от ее использования.

Кроме того, Закон N 82-ФЗ не коснулся:

• некоммерческих организаций (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12:01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях");
• государственных, муниципальных унитарных предприятий (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14:11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях");
• жилищных накопительных кооперативов (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30:12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах").

А это значит, что названные организации по-прежнему должны иметь и использовать печать. Кроме того, хозяйственные общества, занимающиеся образовательной деятельностью, также оказываются вне регулирования Закона N 82-ФЗ.

Но лед тронулся: недавно были изданы Приказы Минтруда России от 31:10.2016 N 588н, 589н, которыми отменена обязательная печать в трудовых книжках.

Как оформить отказ от печати

Как было сказано выше, при отказе от печати общество должно это оговорить в уставе особо (см. также письмо Минфина России от 16:02.2016 N 03-02-07/1/8575).

Например, в уставе можно указать: "Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества. Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества".

Сразу отметим, что, в случае отказа от печати, партнеры (контрагенты, государственные органы, другие структуры), как правило, могут запрашивать:

• распечатку Закона N 82-ФЗ;
• устав организации;
• выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;
• информационные письма от генерального директора о неприменении обществом печати.

Когда печать не требуется

На данный момент наличие печати уже не требуется:

• на акте о несчастном случае, составленном по форме N Н-1, утв. Постановлением Минтруда России от 24:10.2002 N 73;
• на доверенности для представительства компании в суде (ст. 10, 11 Закона N 82-ФЗ).

Такая доверенность может выдаваться лишь за подписью руководителя компании (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Вместе с тем в п. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ установлено, что доверенность от имени организации должна быть скреплена печатью этой организации (для представительства по некоторым делам, рассматриваемым в судах общей юрисдикции (например, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов)).

На доверенности, выдаваемой представителю организации в налоговых правоотношениях, на участие в исполнительном производстве также печать не требуется;

- на журнале учета проверок (форма утв. Приказом Минэкономразвития России от 30:04.2009 N 141);

- на отчетности по налогам и других документах, представляемых в налоговый орган (письма Минфина России от 16:02.2016 N 03-02-07/1/8575, от 06:08.2015 N 03-01-10/45390, ФНС России от 06:09.2016 N ОА-4-17/16629@ (п. 2), от 05:08.2015 N БС-4-17/13706@), если у компании согласно уставу отсутствует печать.

При представлении документов в рамках налоговой проверки на бумажном носителе в виде копий их следует заверить (п. 2 ст. 93 НК РФ). Законодательство о налогах и сборах, а также нормативные правовые акты, изданные на его основе и во исполнение, не содержат предписания заверять печатью копии документов, представляемых по требованию налогового органа (письмо Минфина России от 06:08.2015 N 03-01-10/45390);

• на отчетности по страховым взносам (до 2017 г. - п. 2, 5.13 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, п. 2, 5.16 Порядка заполнения формы 4 - ФСС, утвержденной Приказом ФСС России от 26:02.2015 N 59, Информация ФСС России от 10:06.2015, Приказ ФСС России от 20:07.2015 N 304; с 2017 г. - Приказ ФНС России от 10:10.2016 N ММВ-7-11/551@ "Об утверждении формы расчета по страховым взносам, Порядка его заполнения, а также Формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме" - в отношении Расчета по страховым взносам. В данном документе вообще нет упоминания слов "печать", "М.П.". Также абз. 5 п. 2, п. 5.16 "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения" (4 - ФСС), утв. Приказом ФСС России от 26:09.2016 N 381);
• на трудовом договоре (ст. 57, 61 ТК РФ);
• на гражданско-правовом договоре, если только в нем самом не сказано, что договор и изменения к нему скрепляются печатью (п. 1 ст. 160 ГК РФ);
• на листке нетрудоспособности. Несмотря на то что на бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати, ставить ее или нет, решает работодатель в добровольном порядке, равно как и на тех бланках и документах, формы которых и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством;
• на справках 2-НДФЛ (Приказ ФНС России от 30:10.2015 N ММВ-7-11/485@, письма ФНС России от 17:02.2016 N БС-4-11/2577@, от 05:08.2015 N БС-4-17/13706@, Минфина России от 06:08.2015 N 03-01-10/45390);
• на банковской карточке.

Если организация, использующая печать ранее, приняла решение отказаться от печати в дальнейшем, карточку с образцами подписей и оттиска печати следует менять (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30:05.2014 N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов").

Хозяйственный договор: с печатью или без?

Много вопросов по-прежнему вызывает отсутствие печати на договорах. Правомерно ли это?

Скрепление договоров печатью считается дополнительным требованием к их форме и зависит от решения сторон, а значит, если в договоре нет на это указания, печать необязательна (ст. 160 ГК РФ, постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30:08.2012 по делу N А72-10860/2011, от 13:03.2015 N 11АП-1325/2015, АС Уральского округа от 25:02.2015 N Ф09-8593/14 по делу N А07-16164/2014).

Отсутствие печати не влияет на действительность договора (постановление АС Уральского округа от 11:08.2014 N Ф09-4639/14 по делу N А47-13015/2013). Однако если стороны установили соответствующее условие, отсутствие печати в договоре (дополнительных соглашениях к нему) будет означать несоблюдение письменной формы сделки, что повлечет за собой запрет на использование свидетельских показаний в подтверждение сделки и ее условий, но не лишает права приводить письменные и другие доказательства (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Печать на первичных документах

Еще более дискуссионный вопрос возникает по поводу наличия печати на первичных учетных документах.

Оттиск печати не поименован в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа, приведенных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это значит, его наличие в первичном документе не является обязательным (письма Минфина России от 06:08.2015 N 03-01-10/45390, ФНС России от 13:01.2016 N СД-4-3/105@). Следовательно, документ, составленный по установленной форме, но без заверения печатью, подтверждает факт хозяйственной жизни. Такой документ подтверждает и данные налогового учета, в том числе потому, что Налоговым кодексом РФ обязанность заверять первичные документы печатью в целях налогообложения не предусмотрена.

Тем не менее обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами на основании других федеральных законов. Некоторые из них предусматривают наличие печати.

В других ситуациях организация, не имеющая печати, может составить документ без нее. Дело в том, что обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законом (п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 5 ст. 2 Закона об ООО). Положения подзаконных нормативных актов имеют меньшую юридическую силу по сравнению с нормами федеральных законов. Это следует из основных принципов иерархии нормативных правовых актов, закрепленных в ст. 76, ч. 3 ст. 90, ст. 115 Конституции РФ, п. 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 13:08.1997 N 1009.

Таким образом, при надлежащем заполнении в первичном учетном документе всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, отсутствие оттиска печати (печатей) организации (организаций) не является основанием для отказа в признании соответствующих затрат в составе расходов по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 13:01.2016 N СД-4-3/105@). Если наличие печати предусмотрено их формами, определенными руководителем организации, на первичных документах печать надо ставить (ч. 2, 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, письмо Минфина России от 06:08.2015 N 03-01-10/45390), иначе могут последовать претензии налоговых органов, особенно в совокупности с другими недочетами (например, отсутствие расшифровки подписи либо подписание документа неустановленным лицом).

К документам по унифицированным формам, где есть реквизит "М.П.", следует относиться с осторожностью. Налоговые органы могут отказать в признании расходов, подтвержденных данными документами, если на них отсутствует печать (письмо Минфина России от 09:06.2011 N 03-02-07/1-187, постановление ФАС Дальневосточного округа от 14:11.2012 N Ф03-4749/2012).

Есть и другое мнение: обозначение "М.П." не свидетельствует о согласовании условия об обязательном скреплении сделки печатью, так как некоторые контрагенты толкуют данное обозначение как "место подписи" (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21:02.2011 N 17АП-12896/2010-АК по делу N А60-29185/2010).

А вот на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства - члена названного союза, печать необходимо ставить (подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22:11.1995 N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции"). Копии же извещения об уплате авансового платежа акциза, копии извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной или спиртосодержащей продукции должны быть заверены подписью руководителя организации.

Решение о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг, решение о выпуске российских депозитарных расписок может содержать лишь подпись лица, осуществляющего функции исполнительного органа эмитента (Федеральный закон от 22:04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг").

В случае если от имени участника открытого конкурса действует иное лицо, заявка на участие в открытом конкурсе должна содержать доверенность, заверенную печатью участника открытого конкурса и подписанную руководителем (подп. "в" п. 1 ч. 2 ст. 51 Федерального закона от 05:04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд").

Таким образом, как показывает практика применения Закона N 82-ФЗ, он в большей части носит формальный и далеко не универсальный характер.

Положение о печати

Тем хозяйствующим субъектам, кто до сих пор не может решиться (или позволить себе) отказаться от печати, можно предложить разработать положения о порядке использования печати в организации либо усовершенствовать уже существующие. Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, гербовой), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено "Для документов", "Отдел кадров", "Для производственной документации" и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен, поэтому, если регламентация работы с печатями в компании уже существовала, целесообразно внести в нее изменения.

В положении важно определить назначение оттиска печати на том или ином документе, то есть зачем проставляется оттиск печати, на каких документах и подписях каких должностных лиц. Для разработки регламентирующих документов в обществе необходимо руководствоваться ГОСТ 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 03:03.2003 N 65-ст) и Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Росархивом).

 

Образец

ПАО "АЛЬФА"

ПРИКАЗ

"__" ______________ 20__ г.

N ________

Москва

О порядке изготовления, учета, хранения,
использования и уничтожения печатей и штампов

В целях обеспечения надлежащего контроля за учетом, хранением и использованием печатей, штампов аппарата управления предприятия (далее - АУП), его обособленных и структурных подразделений (в целом далее - Общество),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую комиссию для оформления документации по учету печатей согласно Приложению N 1 к настоящему Приказу.
2. Утвердить Порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов (далее - Порядок) согласно Приложению N 2.
3. Директорам филиалов:

• назначить лиц, ответственных за хранение и использование в соответствии с Порядком каждой печати и штампа, и представить копию приказа заместителю генерального директора по экономике и финансам в течение 5 рабочих дней после издания настоящего приказа;
• обеспечить выполнение ответственными работниками пунктов утвержденного Порядка.

4. Приказ довести до всех работников Общества в части, их касающейся, под подпись.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по экономике и финансам.

Генеральный директор И.И. Иванов

 

Приложение N 1 к приказу
от "__" ___________ 201_ N ________

Состав постоянно действующей комиссии
по изготовлению, учету, хранению, использованию и уничтожению печатей и штампов

Председатель комиссии: заместитель генерального директора по экономике и финансам

Секретарь комиссии: финансовый контролер

Члены комиссии:

п/п	Должность
1	Заместитель генерального директора по общим вопросам
2	Начальник управления бухгалтерского учета, налогообложения и методологии
3	Ведущий юрисконсульт

Генеральный директор И.И. Иванов

 

Приложение N 2 к приказу
от "__" ___________ 201_ N ________

Порядок изготовления, учета, хранения, использования
и уничтожения печатей и штампов ПАО "Альфа"

1. Общие положения

Настоящий Порядок регламентирует изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение печатей и штампов в Обществе.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты производственной и финансово-хозяйственной деятельности, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Общество использует следующие печати и штампы:

• круглая печать Общества - ставится на документах Общества, подписанных генеральным директором или лицами, обладающими правом подписания соответствующих документов по доверенности.

Представляет собой круглую печать, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и основной государственный регистрационный номер (ОГРН), ИНН;

• вспомогательная печать - печати для документов, удостоверенных подписью руководителя структурного подразделения Общества и лиц, наделенных правом в соответствии с занимаемой должностью на подписание соответствующих документов. Представляет собой печать круглой формы, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и наименование структурного подразделения;
• печать кассира - ставится на кассовых документах, если это необходимо в соответствии с внутренними регламентами или установлено законодательством. Представляет собой печать круглой формы, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения и имеющую название "Касса N 1. Для внутреннего пользования".

Филиалы используют следующие печати и штампы:

• печать филиала - ставится на документах филиала, подписанных директором филиала или лицами, обладающими правом подписания соответствующих документов по доверенности. Представляет собой печать круглой формы, содержащую полное фирменное наименование Общества на русском языке, указание на место его нахождения, ОГРН Общества, наименование филиала;
• вспомогательные печати - печати для документов, удостоверенных подписью руководителей структурных подразделений филиалов и лиц, наделенных правом в соответствии с занимаемой должностью на подписание соответствующих документов: отдела кадров, прорабского пункта, для командировок, ОГМ, ПТО;
• угловой штамп - используется, если отсутствуют типографские или "электронные бланки" при переписке, выдаче справок;
• регистрационный штамп - используется для проставления отметки на документе о дате его поступления и указания входящего номера. Он содержит наименование Общества или филиала, поля для указания даты поступления и номера входящего документа;
• штампы с реквизитами - небольшого размера, с рамкой, которые включают краткое наименование организации, место регистрации, ИНН;
• маркировочные штампы - "Копия верна", "Депонировано", "Погашено", "Экз. N...", "Инвентарный N...", "Вх. N..., Исх. N...", "Контроль", удостоверительные надписи, другие, то есть те, которые используются для внутренних нужд Общества (маркировки тары, запретительные, проверочные надписи и другое). Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Факсимиле подписей в Обществе не используется.

Круглая печать Общества и печать филиала должны быть в единственном экземпляре.

Все дополнительные экземпляры, а также печати и штампы, в которых нет необходимости у филиала или Общества (печати и штампы ликвидированных структурных подразделений, неактуальные, другие), должны быть переданы секретарю комиссии в АУП в установленном порядке.

Для учета всех печатей и штампов Общества заместитель генерального директора по экономике и финансам ведет Журнал учета печатей и штампов в ПАО "Альфа" (далее - Журнал) по всем правилам ведения документов строгой отчетности, каждый лист которого нумеруется. Журнал прошнуровывается, скрепляется печатью Общества и подписью генерального директора, хранится в запираемом несгораемом сейфе (шкафу).

Журнал учета печатей Общества и всех его филиалов включается в номенклатуру дел, книг и журналов Общества.

Ежегодно (в сроки проведения ежегодной инвентаризации) заместитель генерального директора по экономике и финансам проводит проверку их учета, наличия и условий их хранения в Обществе и филиалах, собирает оттиски и делает соответствующую запись в Журнале. По результатам проверки составляется справка-доклад на имя генерального директора. При необходимости председателем комиссии готовится официальное письменное указание директору филиала инициировать изготовление новых или уничтожение старых печатей (штампов).

Журнал имеет вид:

N п/п	Наименование печати/штампа, инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати/штампа	Наименование подразделения, должность и Ф.И.О. получателя	Подпись получателя, дата	Результат ежегодной проверки наличия печатей/штампов: их оттиски и дата проверки	N и дата акта об уничтожении
1	2	3	4	5	6	7

2. Порядок оформления заказа на изготовление печатей и штампов

Заказ на изготовление печатей или штампов производится на основании заявки произвольной формы от директоров филиалов (в АУП от лиц, ответственных за сохранность). Заявка рассматривается комиссией в течение пяти рабочих дней и представляется генеральному директору для утверждения.

Для изготовления печатей и штампов заместитель генерального директора по экономике и финансам заключает договор со специализированной фирмой, выбранной по конкурсу. Поступившее от специализированной фирмы коммерческое предложение рассматривается комиссией в течение 5 (пяти) рабочих дней, при этом согласовывается вид печати, фирменные эмблемы, другие средства визуальной идентификации, а также степени защиты и необходимость их регистрации. Согласованный выбор представляется на утверждение генеральному директору.

После согласования и изготовления печатей или штампов заместитель генерального директора по экономике и финансам лично получает их в специализированной фирме, о чем делает соответствующую запись в Журнале. При передаче печати или штампа в филиал составляется Акт приема-передачи в произвольной форме (накладная на внутреннее перемещение), делается запись в Журнале за подписью лица, ответственного за сохранность в данном филиале.

3. Порядок использования печатей и штампов

Основная печать ставится на подпись генерального директора (в филиалах - директора филиала) или на подпись уполномоченного соответствующей доверенностью от генерального директора (в филиалах - директора филиала) лица.

Оттиск печати следует ставить так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Оттиск круглой печати проставляется на следующие виды документов:

• доверенности, выдаваемые Обществом и его филиалами на осуществление каких-либо действий или на получение товарно-материальных ценностей;
• договоры, подписываемые Обществом и его филиалами (при наличии разрешения);
• гарантийные письма на оплату, на выполнение работ и оказание услуг, другие;
• командировочные удостоверения;
• банковские чеки, платежные поручения, требования, поручения банку на открытие аккредитива, приходные кассовые ордера, объявления на взнос наличных, другие денежно-расчетные документы;
• бухгалтерские и статистические отчеты;
• справки о заработной плате (2-НДФЛ, по запросам отделений Пенсионного фонда РФ, о среднем заработке за период, другие), штатные расписания;
• путевые листы, сменные рапорты соответствующих унифицированных форм;
• трудовые книжки;
• различные справки и документы кадрового характера;
• для заверения подписи генерального директора, директоров филиалов;
• на документы при удостоверении надписи о количестве листов (журналы, подборки документов по запросам налоговых органов, внебюджетных фондов, контрагентов в соответствии с договорами, другое);
• справки и письма в ГИБДД, отдел автотранспорта городского военкомата;
• акты выполненных работ, оказанных услуг, справки о стоимости выполненных работ, первичные учетные документы по движению товарно-материальных ценностей (собственных и давальческих) внутри Общества и между контрагентами, иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности;
• внутренние отчеты в Обществе при необходимости;
• справки в организации, предоставляющие коммунальные услуги;
• переписка с налоговыми, пенсионными органами и другими внебюджетными фондами;
• другие документы в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами действующего законодательства РФ и на которых подпись генерального директора (в филиалах - директоров филиалов) или другого лица - с разрешения заместителя генерального директора по экономике и финансам и главного бухгалтера Общества.

Оттиск вспомогательной печати отдела оборудования и материально-технического обеспечения проставляется на следующие виды документов:

• требования-накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей в Обществе;
• товарные накладные ТОРГ-12 от поставщиков (только в АУП).

Оттиск печати кассира проставляется на следующие виды документов:

• конверт с дубликатом ключей от кассы Общества;
• другие документы в случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами действующего законодательства РФ и внутренними регламентами Общества.

Оттиск углового штампа проставляется на следующие виды документов:

• исходящие документы, требующие регистрации в соответствующих журналах;
• справки, выдаваемые по запросам различных служб и органов.

Оттиск регистрационного штампа проставляется на следующие виды документов:

• входящая корреспонденция и переписка, при которой требуется установить ответственность организации за документ и начало отсчета срока исполнения (при этом данный штамп не проставляется на приложениях к документу);
• входящие счета-фактуры - при необходимости удостоверить время получения.

Оттиск штампа с реквизитами проставляется на следующие виды документов:

• некоторые исходящие документы, не требующие фирменного бланка (углового штампа);
• вторые экземпляры документов для возврата;
• другие.

4. Порядок хранения и уничтожения печатей и штампов

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования круглой печати Общества является заместитель генерального директора по экономике и финансам. На время отсутствия указанного лица (болезнь, отпуск, командировка, другие причины) временная передача печати осуществляется по отдельному распоряжению генерального директора указанному в нем ответственному лицу под расписку с соответствующей записью в Журнале.

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования вспомогательной печати Общества является начальник управления материально-технического обеспечения.

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования печати кассира Общества является кассир.

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования печати филиала является директор филиала.

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования вспомогательных печатей Филиала является:

• инспектор по кадрам - печати с надписью "Отдел кадров";
• главный механик - печати с надписью "ОГМ";
• начальник ПТО - печати с надписью ПТО (ПРЭО);
• производитель работ - печати с указанием номера прорабского пункта;
• начальник производственного подразделения - печати с указанием данного подразделения.

Ответственным лицом за обеспечение надлежащего хранения и использования углового, регистрационного штампов и штампа с реквизитами филиала является делопроизводитель.

Руководители структурных подразделений Общества (директора филиалов) могут оформить надлежащим образом передачу выполнения своих функций по использованию и хранению печатей лицу из числа подчиненных им.

Печати должны храниться у ответственного лица в запираемом несгораемом сейфе (шкафу). В случае кражи (потери) основной печати необходимо обратиться в полицию с соответствующим заявлением по месту пропажи и немедленно сообщить в АУП, банки, налоговые органы, внебюджетные органы, другим заинтересованным лицам. В случае кражи (утери) основной печати Общества подается объявление о краже в средства массовой информации.

Печати и штампы, непригодные для дальнейшего использования, ликвидированных структурных подразделений, неактуальные или лишние, подлежат уничтожению.

Директор филиала отправляет секретарю комиссии Общества служебную записку с предложением по печатям и штампам, подлежащим уничтожению, в котором указывает: когда и для чего они были получены, причины их уничтожения, оттиск печати или штампа. Секретарь комиссии в течение одного рабочего дня представляет председателю комиссии предложения, который организует их рассмотрение членами комиссии в течение пяти рабочих дней. Принятое решение доводится секретарем комиссии в течение одного рабочего дня до директора филиала, после чего печать передается в АУП установленным порядком.

Уничтожение печатей и штампов производится номиссией АУП. Способ уничтожения определяется самостоятельно, но таким образом, чтобы было осуществлено полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допуснающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Об уничтожении составляется Акт, который должен содержать:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печати или штампа;
• описание и оттиски уничтоженных печатей или штампов;
• способ уничтожения;
• место уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати или штампа в состояние, исключающее возможность их восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акт вместе с заключением центральной комиссии и всеми имеющимися материалами является приложением к Журналу, регистрируется в нем, утверждается генеральным директором Общества.

Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей в Обществе и филиалах, должны быть ознакомлены с Порядком и приказами о назначении под подпись и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Неправомерное использование печатей или штампов, а также использование печатей или штампов, не предусмотренных настоящим Порядком, влекут недействительность документа с оттиском такой печати или штампа.

5. Ответственность

Все работники и структурные подразделения несут ответственность за качество и своевременность выполнения настоящего Положения.

Служба делопроизводства обеспечивает ознакомление всех причастных работников с содержанием ст. 19:23 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях "Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт", ст. 327 Уголовного кодекса Российской Федерации "Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков".

Генеральный директор И.И. Иванов

В. Галенко
Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

---

Просмотрено 6549       Нравится 2       Мне нравится